.RU

11.2.2. Таксономії продуктів Groupware - Ситник В.Ф. Системи підтримки прийняття рішень - n1

11.2.2. Таксономії продуктів Groupware



Широкий спектр дії додатків Groupware і поява вели­кої кількості пропонованих варіантів цього програмного забезпе­чення зумовлюють необхідність їх класифікації. В літературі пропонується кілька таксономій Groupware, серед яких найпо­ширенішою є таксономія за рівнем додатка (application-level taxonomy), що ґрунтується на головних функціях, які система за­безпечує користувачам; і таксономія за часом простором (time-space taxonomy), яка базується на часовому і територіаль­ному поділі користувачів, взаємодіючих через систему.

Таксономія за рівнем додатка



Найхарактернішими типами продуктів Groupware за рівнем додатка є електронна пошта (electronic-mail), комп'ютерні конференції (computer conferencing), контроль автоматизації доку-ментопотоку (workflow control), розподіл (спільне використання) знань та інформації (knowledge and information sharing), електрон­не складання календарного плану (electronic calendaring), зага­льнодоступний робочий простір (shared work space) і загальнодо­ступний медіапростір (shared media space). Серед них є два най­старіші і найвикористовуваніші — електронна пошта і ком­п'ютерні конференції (особливо в асинхронній формі).

507

ференцій» (conferencing systems). Комп'ютерна конференція разом з електронною поштою розглядається як один з додатків Groupware, її головна функція — дати змогу користувачам обмінюватися по­відомленнями, пов'язаними з темою обговорення. Проте комп'ю­терна конференція відрізняється від електронної пошти за рівнем забезпечення повідомлень щодо дискусійних тем і за організацією доступу до всіх членів групи, яка займається актуальним обгово­ренням. У деяких випадках системи електронної пошти використо­вуються для послідовного розподілу комунікаційних ресурсів, не­обхідних для обговорення вибраної теми, емульованого комп'ю­терною конференцією (наприклад, списки Інтернет-розподілу). Ці нововведення можна назвати конференціями за допомогою елект­ронної пошти (e-mail conferencing EC). Система конференцій, зазвичай, доступна користувачам в асинхронному режимі. Це означає, що люди можуть брати участь у конференціях за допо­могою читання і посилання повідомлень у різний час. Ком­п'ютерна конференція протилежна тим системам, які з'єднують користувачів у той самий час (наприклад, мережеві групові но­вини — Usenet newsgroups).

508

509

Загальнодоступний медіапростір. Загальнодоступний медіа-простір може розглядатися як система комп'ютерної конференції з властивостями мультимедіа. CAVECAT є прикладом системи за­гальнодоступного медіапростору, в якій інтегровано використо­вується відео, аудіо і комп'ютери для надання можливості відо­кремленим у часі та просторі індивідам і групам працювати разом. Завдяки засобам CAVECAT кожний член групи може до­помагати іншим, використовуючи встановлені в їхніх кімнатах відеокамери та акустичну систему.

Список описаних типів даної таксономії далеко не завершений і може бути розширений за рахунок появи нових продуктів Groupware або їх нових властивостей. Це є одним з недоліків кла­сифікації за рівнем додатка, яка має необмежений діапазон роз­ширення. Інша таксономія, що враховує розподілення членів групи в часі і просторі, є альтернативною до класифікації за рів­нем додатка і обмежується чотирма варіантами (див. табл. 11.1). Проте слід підкреслити, що як і будь-яка система класифікації, таксономії продуктів Groupware є певною мірою умовними, тоб­то той самий програмний продукт може належати до різних кла­сифікаційних груп.

Таксономія за часом — простором



На відміну від таксономії за рівнем додатка, за якою продукти Groupware поділяються відповідно до функціональних можливостей, що пропонуються користувачам, класифікація за часом — простором наголошує на розподіленні користувачів си­стеми Groupware, які взаємодіють як група, в просторі і в часі. У цьому контексті можна виділити такі типи програмних продук­тів: той самий час/те саме місце; той самий час/різні місця; різ­ний час/те саме місце; різний час/різні місця. Приклади програм­них продуктів Groupware, що належать до цих типів, подані в табл. 11.1.

11.2.3. Синхронне і асинхронне Groupware

Члени групи, які виконують спільне завдання, можуть працювати синхронно, тобто одночасно, і асинхронно, тобто в різні періоди часу. Для забезпечення комп'ютерної підтримки співпраці членів груп використовуються різні програмні продук­ти Groupware, які у своїй сукупності утворюють дві групи: син-

510

хроние Groupware і асинхронне Groupware. У свою чергу, ці гру­пи можуть містити програмні продукти, що утворюють окремі підгрупи [86].

До складу синхронного Groupware (скорочено — CG) можна віднести програмні засоби, котрі забезпечують: підтримку групо­вих рішень (Group decision support); колективне створення доку­мента (Collaborative writing); загальнодоступний робочий простір (shared work space); загальнодоступний медіапростір (shared media space).

Асинхронне Groupware (скорочено — AG) включає: елек­тронну пошту (e-mail); організацію комп'ютерної конференції (computer conferencing); контроль автоматизації документопотоку (workflow control); розподілення (спільне використання) знань і інформації (knowledge & information sharing); електронне скла­дання календарного плану (electronic calendaring).

Використання програмних засобів синхронного і асинхронно­го Groupware має низку переваг і недоліків як у зіставленні між собою, так і в порівнянні з традиційним веденням нарад віч-на-віч (традиційних нарад, скорочено — ТН), які не підтримуються засобами групового програмного забезпечення і де можуть засто­совуватися різні некомп'ютеризовані засоби, такі як телефони, паперова пошта тощо. Всі ці переваги і недоліки потрібно врахо­вувати у разі організації сеансу групової праці, вибираючи різні сценарії групової підтримки. Для аналізу переваг і недоліків за­собів програмного забезпечення групової праці виберемо як ба­зове асинхронне Groupware, як найдешевше і найчастіше викори­стовуване (особливо це стосується електронної пошти).

Зіставлення підтримуваних AG заходів з традиційними нарадами



Переваги.

Порівняно з непідтримуваною ніякими за­собами Groupware взаємодією між членами групи співпраця за Допомогою AG характеризується низкою позитивних аспектів. Тут можна виділити забезпечення кращої підтримки групових дій за рахунок швидшого і прозорішого зв'язку, зменшення паперо­вих потоків, удосконалення зберігання даних та їх пошуку. Крім того, за умов застосування програмного забезпечення групової праці удосконалюються робочі зв'язки між окремими департамен­тами (створення міжвідомчих груп), зменшується можливість ви­никнення стресових ситуацій для членів групи (творці рішень не піддаються особистому тиску з боку інших членів групи), від-

511

критішим і відвертим стає обмін інформацією, можливість одночас­ного введення ідей забезпечує рівноправні умови для творчої праці окремих членів групи, генеровані ідеї своєчасно розподіляються між особами, зменшується повторне пропонування ідей та підсилю­ється спільне зобов'язання щодо наслідків групових дій.

Невигоди.

Однією з перших перешкод, яка появляється за спроби впровадження асинхронного Groupware в організаціях, є потреба в «критичній масі» підготовлених користувачів, що мають доступ до комп'ютерної мережі. Забезпечення цього до­ступу, зазвичай, потребує значних інвестицій в апаратне і про­грамне забезпечення, економічна ефективність яких часто не мо­же бути розрахована, оскільки важко оцінювати прибутки, отримувані завдяки впровадженню засобів інформаційних техно­логій. Інші три негативні аспекти безпосередньо пов'язані з осо­бистими відчуттями членів групи. Передусім, це інформаційне перевантаження, на яке часто скаржаться особи, особливо ті, які є постійними користувачами систем електронної пошти, тобто не­обхідність постійно приділяти увагу повідомленням, що надхо­дять, стає на заваді продуктивної праці. По-друге, члени групи відчувають дискомфорт і незадоволення через відсутність соці­альних контактів з іншими співробітниками. По-третє, менеджери втрачають контроль над своїми підлеглими. Особливо це стосу­ється тих менеджерів, які звикли проводити наради віч-на-віч і не підготовлені для спілкування зі своїм штатом під час сеансу асин­хронних систем Groupware.

Зіставлення заходів, підтримуваних асинхронним і сихронним груповим програмним забезпеченням



Переваги

AG

.

Порівняння асинхронних технологій із синхронними Groupware взагалі зводиться до оцінювання впли­ву, який вони чинять на соціально-технічні середовища організа­цій, де вони застосовуються. Найпомітніша відмінність між цими двома технологіями спостерігається у разі визначення ступеня синхронізації взаємодії між членами групи. Асинхронне Group­ware підтримує взаємодію учасників групи у різний час, що в ре­зультаті надає можливість користувачам виконувати спільні за­вдання, а також проявляє тенденцію щодо зменшення впливу об­ставин, гальмуючих роботу групи, зокрема відпадає необхідність одночасного обговорення довготермінових проблем. З технічного погляду асинхронні системи Groupware простіші й дешевші, ніж

512

синхронні, що зумовлює скорочення витрат на придбання техно­логічного обладнання. Крім того, AG легше сприймаються корис­тувачами, оскільки вони відтворюють звичний стиль роботи, на­приклад, із застосуванням звичайної пошти. Це також сприяє легшому навчанню стосовно використання AG.

Невигоди

AG

.

Деякі найефективніші синхронні системи Groupware завжди функціонують за підтримкою фасілітатора (facilitator) групової зустрічі. Оскільки асинхронне Groupware традиційно не використовує послуг фасілітаторів, то складність, що привноситься системою, може затримувати виконання відпо­відної дії і, в деяких випадках, бути причиною відкидання цієї сис­теми. Іншим негативним аспектом асинхронного Groupware порів­няно із синхронним є характерна затримка зворотного зв'язку в разі виконання дій. Асинхронне Groupware уможливлює тільки односторонній напрям для зв'язку, оскільки взаємодії відбувають­ся певною мірою відокремлено. Ця характеристика робить дану систему взагалі невідповідною як засобу комунікації для вико­нання завдань, які мають бути невідкладно обговорені. Напри­клад, учасник обговорення може просто не реагувати на відповід­ний запит іншого члена групи, отриманий через електронну пошту. Брак зворотного зв'язку може негативно впливати як на індивідуальному, так і на груповому рівнях.

11.2.4. Групове програмне забезпечення Lotus Notes

Загальний опис Lotus Notes



Справжньою подією у світі бізнесу виявилася поява пакета групового програмного забезпечення Lotus Notes, розроб­леного корпорацією «Lotus Development», що є найрозвинутішою за можливостями підтримки групових рішень системою Groupware. Lotus Notes підвищує продуктивність групової праці шляхом розподілення між членами групи щоденних ділових за­вдань і процесів, зокрема, щодо обслуговування замовників, управління збутом, організації звітування тощо. Функції, які ви­конуються Lotus, а також іншими найвідомішими програмними продуктами Groupware, наведені в табл. 11.2.

Система Lotus Notes реалізується в середовищі «клієнт/сервер». Сервером є мережевий персональний комп'ютер (ПК), що керує груповими даними і комунікаціями. Клієнт може працювати за

513

будь-яким ПК користувача і обробляти запити членів групи сервера стосовно отримання даних та інших послуг.

Таблиця 11.2

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ НАИВІДОМІШИХ GROUPWARE

Функції

IBM WORKGROUP

ICL

TEAMWARE

OFFICE

LOTUS NOTES

NOVEL GROUPWISE

Електронна пошта

стандартна

стандартна

стандартна

стандартна

ФАКС

стандартна

стандартна

необов'яз­кова

стандартна

Обмін повідом­леннями голосом (Voice messaging)

не викону­ється

не викону­ється

необов'яз­кова

стандартна

Доступ до Інтер-нету

стандартна

стандартна

необов'яз­кова

стандартна

Електронна дош­ка об'яв (Bulletin board system)

немає

стандартна

запозичена

необо­в'язкова

Ведення персо­нальних кален­дарів

стандартна

стандартна

запозичена

стандартна

Ведення групо­вих календарів

стандартна

стандартна

необов'яз­кова

стандартна

Електронна конференція

необов'яз­кова

стандартна

запозичена

запозичена

Керування задачами

стандартна

стандартна

запозичена

стандартна

Настільна відео-конференція

необов'яз­кова

не викону­ється

не викону­ється

не викону­ється

Доступ до бази даних

необов'яз­кова

стандартна

запозичена

немає

Маршрутизація ділових процедур (Workflow rou­ting)

необов'яз­кова

стандартна

запозичена

стандартна

Реінжиніринг

необов'яз­кова

стандартна

запозичена

немає

Електронні бланки

необов'яз­кова

запозичена

запозичена

необов'яз­кова

Групові доку­менти

необов'яз­кова

стандартна

стандартна

необов'яз­кова

514

режим групової праці реалізується шляхом створення, оброб­лення і розподілення загальної інформації, котра подається у ви­гляді авторизованих документоорієнтованих баз даних та додат­ків до них' щ0 Разом називається базою дата Notes. Суттєвою перевагою пакета є вбудований у Lotus Notes репліфікований ре­жим тиражування баз даних між серверами Notes, тобто переда­ються лише зміни, що дає змогу об'єднувати в єдиний інформа­ційний простір територіально розосереджені офіси одного під­приємства.

Історія створення Lotus Notes почалася 1973 року, коли в ла­бораторії комп'ютерних досліджень Іллінойського університету були розроблені перші програми, об'єдані в пакет PLATO Notes, що призначався для універсальних обчислювальних машин (мейн-фреймів) з метою контролю за операціями з файлами. Пізніше ці програми отримали дальший розвиток у пакеті PLATO Group Notes, що був дуже популярним до початку 80-х років, коли по­явилися персональні комп'ютери. Group Notes став основою для багатьох Notes-подібних програмних продуктів.

1984 року кілька програмістів, що працювали в Іллінойському університеті, були запрошені для роботи в компанію «Lotus», де вони почали займатися розробленням першої версії Lotus Notes, яка була введена в експлуатацію 1989 року, причому в перший же рік було продано 35 тисяч копій цього продукту. Відтоді да­ний тип групового програмного забезпечення був адаптований у багатьох тисячах організацій і підприємств світу, зокрема в біль­шості компаній, що входять до списку «Fortune 500». Корпорація «Lotus» є безумовним лідером продажу Groupware. У 1998 році загальна кількість установлених місць з Lotus Notes становила 29,57 млн (для порівняння, досить популярний Novell GroupWise має 14,21 млн користувачів).

1995 року Lotus Notes був придбаний корпорацією «IBM», де після певної доробки був випущений на ринок під назвою «Lotus 1—2—3». Корпорацією «Lotus Development» було випу­щено кілька версій продукту Lotus Notes, остання під цією зага­льною назвою — версія 4.5. Починаючи з грудня 1996 року, єди­ний продукт Lotus Notes 4.5 був розподілений на два — Domino 4.5 Server і Notes 4.5 Client. На даний час корпорація «Lotus Development» пропонує багато варіантів реалізації Notes (у тому числі і русифіковані версії), котрі відповідають різноманітним потребам замовників.

Як відомо, сьогодні більшості компаній доводиться працюва­ти за умов найжорстокішої конкуренції. У боротьбі за виживання

515

у світі бізнесу застосовуються багато комп'ютеризованих засобів але є підстави вважати, що жоден із них не принесе більшого ус­піху в конкурентній боротьбі, ніж Lotus Notes. За його допомо­гою фахівці компаній зможуть працювати набагато продуктив­ніше й швидше. Аналітики бізнесу неодноразово зазначали, щ0 однією із найсерйозніших причин зниження прибутковості ком­паній є неефективне використання часу співробітників, зокрема, на нескінченні пошуки потрібної інформації, особливо коли ком­панія має підрозділи по всьому світу. Нині Lotus Notes дає змогу знизити пов'язані з цією обставиною витрати шляхом реалізації таких можливостей.

Підключення окремих департаментів організації.

За допо­могою системи Lotus Notes у департаментах створюється центра­льне сховище даних, з якого співробітники в будь-який момент можуть отримати необхідну інформацію і документи (нормативні документи, штатний розклад, послужні списки, дані про клієнтів і т. д.). Lotus Notes уможливлює проведення групових дискусій і відстеження процесів підготовлення документів.

Підключення багатьох департаментів організації.

Lotus Notes долає будь-які бар'єри між підрозділами. Система електронних по­відомлень і бази даних спільного використання ліквідують комуні­каційні бар'єри, які виникають унаслідок дії різних причин.

Управління грошовими операціями.

Додатки Lotus Notes дають змогу менеджерам складати звіти і відстежувати фінансові документи. Співробітники використовують Lotus Notes для пере­гляду операцій зі вкладення і зняття коштів. Менеджери пере­глядають дані відповідно до заздалегідь визначених критеріїв. Заплановані на той або інший день операції подаються менедже­рам у наглядній формі. Крім цього, користуючись засобами Lotus Notes, клієнти і менеджери можуть обмінюватися запитаннями, пропозиціями та іншою інформацією.

Кадровий облік.

Система Lotus Notes надає повну інформа­цію про співробітників організації в будь-якому необхідному розрізі.

Системи обміну інформацією для клієнтів, ділових парт­нерів і постачальників.

Якщо клієнти організації або партнери використовують Lotus Notes, то є можливість реалізувати єдину систему обміну даними, яка дасть змогу значно прискорити про­цеси прийняття рішень і формування звітності.

Планування робочого часу.

Користувач може розподіляти свій час, плануючи будь-які заходи, як персонально, так і в рам­ках відділків, підрозділів і корпорації загалом.

516

Аналіз клієнтів і галузей.

Маючи докладну інформацію про лієнтів, менеджер завжди може ухвалити правильне рішення щодо можливості співпраці з ними в певній галузі.

Відстеження історії відносин з клієнтами, постачальника­ми і партнерами.

Зберігаючи й відстежуючи історію роботи з клієнтами, постачальниками або партнерами за допомогою Lotus Notes, менеджер отримує реальну картину поточних змін і може розробляти надійні прогнози на майбутні періоди.

Обслуговування клієнтів і відстеження їх запитів.

Lotus Notes дає змогу правильно визначати потреби клієнтів і, викорис­товуючи отриману інформацію, ефективно будувати свої відно­сини з ними.

Функціональні можливості та додатки Lotus Notes



Як можна помітити з табл. 11.2, Lotus Notes, як оригі­нально скомпонований продукт, пропонує тільки кілька базисних функцій. Фактично лише електронна пошта і групові документи є його стандартними функціями. Більшість функцій є або необов'я­зковими, або запозиченими, тобто такими, що розроблені іншими (сторонніми) фірмами. Чому ж Lotus Notes мав такий успіх? Саме тому, що немає продукту, подібного до нього за можливостями комбінувати властивості інших програмних продуктів, розширю­вати та інтегрувати їх ефективним способом.

Проте головним чинником комерційного успіху Lotus Notes було те, що він був одним із перших продуктів Groupware, про­понованих на ринку, і мав сильну підтримку потужних корпора­цій Lotus і IBM. Іншим фактором успіху є те, що Lotus Notes зав­жди був

функціонуючим пакетом.

Він забезпечував комп'ю­терну підтримку розв'язання основних комунікаційних завдань як у великих, так і в малих фірмах. Крім того, Lotus Notes давав змогу оперувати неформальними типами даних, які є важливими Для менеджерів, оскільки їхні дані, як правило, за своєю суттю не є числовими і не відповідають рядкам і стовпцям реляційної БД. Менеджери можуть отримувати (і відправляти) таку інформацію від своїх начальників, колег, підлеглих та ділових партнерів швидко і легко за допомогою Lotus Notes.

Lotus Notes має значні функціональні можливості. Розглянемо деякі з них.

Електронна пошта.

Lotus Notes забезпечує можливість обмі-У електронною поштою. Для користувачів доступні стандартні

517

поштові форми, щоб за допомогою їх посилати і отримувати по­відомлення один одному або до додатків, Lotus Notes. Ці форми можуть бути адаптовані до корпоративних стандартів або інди­відуальних потреб. Повідомлення можуть містити простий текст або дані, які зберігаються в різних форматах як, наприклад, у фор­маті електронних таблиць Microsoft Excel або Lotus Ami Pro. Електронна пошта дає змогу компанії організовувати перехресні зв'язки із зовнішніми організаціями, наприклад, зі споживачами або продавцями.

Стандартні шаблони.

Lotus Notes забезпечує можливістю розроблення користувачами або нових додатків, або додатків, створюваних за допомогою шаблонів, які надаються разом із Lotus Notes, наприклад, для відстеження збуту або організації внутрішніх обговорень. Розробники також можуть нарощувати або змінювати ці шаблонні додатки для реалізації власних спе­цифічних потреб.

Тиражування

(

Replication

).

Lotus Notes полегшує колектив­не використання інформації серед найрозосередженіших струк­тур корпорації і задовольняє більшість корпоративних потреб щодо інформаційного розподілення. У структурі мережі Lotus Notes розподілені бази даних періодично синхронізують свою інформацію для створення ідентичного відображення даних, які необхідні компанії. Користувачі можуть потім мати доступ до інформації у певному місці, незважаючи на те, де розміщене пер­винне джерело даних. Адміністратор Lotus Notes визначає, як часто потрібно регенерувати дані для найкращого задоволення інформаційних потреб користувачів.

Пошук та зображення.

Забезпечуваний Lotus Notes механізм пошуку по всьому тексту дає змогу виконавцям легко фільтрува­ти і знаходити релевантну інформацію, якщо тільки вона була розподілена для спільного використання. Крім того, система уможливлює створення гнучкого зображення інформації і мані­пулювання нею.

Як уже наголошувалося, Lotus Notes підтримує багато додат­ків. Розглянемо деякі з них.

Трансляція (пересилання)

Broadcast

.

Ці додатки є часто подібними на електронні дошки об'яв (electronic bulletin boards), що показують актуальну інформацію, яку менеджери можуть ре­гулярно обновляти і відсилати поштою у вигляді повідомлень. Вони також є популярними репозитаріями або інформаційними архівами новин. Пакети, подібні до Newsedge і Hoover, щоденно надають новини з численних джерел і розміщують їх у базі даних

518

Lotus Notes. Новини можуть бути відфільтрованими за визначе­ними користувачем критеріями, як наприклад, за ім'ям клієнта або за окремою галуззю виробництва. Інформація надсилається вико­навцям у зручному вигляді, Новини можуть надходити з джерел, розміщених по всьому світу.

Звертання (посилання)

Reference

.

Ці додатки подібні до додатків розповсюдження (Broadcast) і служать бібліотекою для робастих (стійких до помилок), здебільшого статичних даних. Протоколи зборів, управлінські звіти й посібники — усе це збе­рігається в систематизованому вигляді для задоволення запитів користувачів. Цей додаток забезпечує економію корпоративних витрат, пов'язаних з дублюванням, розповсюдженням і зберіган­ням документів, які в даному разі централізовано найкраще збе­рігаються і змінюються та є доступними за потреби.

Стеження (

Tracking

).

Ці додатки уможливлюють окремим користувачам фіксування певних подій разом з поточним станом ситуації, що потребує прийняття рішення. Подія потім спостері­гається, передається за визначеним наперед маршрутом до іншо­го користувача для відповідної дії або зберігається для майбут­нього доступу.

Обговорення

(

Discussion

).

Ці додатки призначаються для орга­нізації спілкування користувачів з метою розгляду загальних тем. Вони надають форми користувачам для формулювання запитів і продовження діалогу, враховуючи отримувані відповіді й репліки. Проведені обговорення зберігаються в електронному вигляді і ста­ють важливою частиною організаційної пам'яті. Вони можуть під­тримувати процес прийняття поточного рішення або стати доступ­ними пізніше, коли з'являться подібні проблеми чи ситуації.

Варіанти реалізації Lotus Notes



Як уже зазначалося, корпорація «Lotus Development» пропонує багато варіантів реалізації Notes, що відповідають різ­ним потребам замовників. Для задоволення конкретних потреб користувачів є, зокрема, три варіанти реалізації клієнтів Notes: Notes Mail, Notes Desktop і Notes Client (повний клієнт). Як зов­нішній інтерфейс серверів Notes користувачі можуть використо­вувати й інших клієнтів, включаючи cc:Mail та інші сумісні з МАРІ клієнти систем передавання повідомлень, стандартні броу-зери Web і блоки запуску додатків Notes, розроблених на основі С, C++, Visual Basic, ViP for Lotus Notes або інших продуктів сторонніх виробників.

519

Lotus

Notes

Mail

.

Notes Mail являє собою сучасну систему пе­редавання повідомлень типу клієнт/сервер. Вона включає в себе інтерфейс cc:Mail, підтримку технології OLE 2.0, незалежні від платформи програми перегляду файлів, розділи, що приховують­ся, броузер InterNotes Web Navigator, систему керування задача­ми, бібліотеки документів, особистий журнал, бази зберігання телефонних повідомлень.

Lotus

Notes

Desktop

.

Lotus Notes Desktop — це програмне за­безпечення для організації групової праці, поставляється лише для платформи Windows. Воно забезпечує виконання найважли­віших функцій усіх членів робочої групи і будь-яких додатків Notes (рис. 11.1). Продукт реалізує функціональні можливості Lotus Mail і містить шаблони додатків. Notes Desktop — це від­носно недорогий засіб, ідеальний для користувачів Notes, яким необхідно мати доступ до баз даних і додатків, що настроюються Notes. Однією з останніх версій такої системи є Lotus Notes Desktop 5, детальну інформацію про яку можна знайти за адре­сою: http://alfa.omsknet.ru/group3.html.


Рис. 11.1. Інструментальні засоби Lotus Notes Desktop

Lotus

Notes

Client

.

Цей продукт уможливлює створення спе­ціальних додатків, призначених для поліпшення повсякденних ділових процесів. Він включає в себе всі функціональні можли­вості Notes Desktop, а також ефективне середовище для розроб-

520

лення прикладних застосувань і засоби системного адміністру­вання.

Зовнішнім інтерфейсом Notes може бути кілька інших (альтер­нативних) клієнтів, зокрема cc:Mail 7.0, з підтримкою МАРІ таін.

11.3. Розвиток та запровадження

групових систем підтримки прийняття рішень

11.3.1. Визначення та призначення ГСППР

Групова система підтримки прийняття рішень (Group Decision Support Systems — GDSS) — це інтерактивна, основана на комп'ютерах система, яка полегшує колективне розв'язання неструктурованих та слабкоструктурованих проблем групою ОПР. Зокрема, вона допомагає групі менеджерів аналізувати проблемні ситуації і втілювати колективно прийняті рішення в життя. Групова система підтримки прийняття рішень об'єднує технологію групового програмного забезпечення з технологією СППР. ГСППР складаються з апаратних засобів, програмного забезпечення і процедур для полегшення генерування й оціню­вання альтернатив, а також містять засоби для удосконалення групової динаміки. Однак, ГСППР не є переконфігурацією тра­диційних СППР, а є спеціально розробленими системами, які ін­тегрують СППР і технології Groupware.

ГСППР об'єднують комунікації, обчислення і технологію підтримки прийняття рішень для допомоги деякій групі ОПР у розв'язанні відносно неструктурованих задач. У цьому кон­тексті до звичайного програмного забезпечення СППР приєд­нуються технічні засоби у формі електронних кімнат для на­рад, локальні мережі та засоби підтримки телекомунікацій. Надаючи групі ОПР можливість прискорювати створення рі­шень, змінювати їх зміст чи напрямок руху повідомлень, тех­нологія ГСППР, урешті-решт, розрахована на підвищення яко­сті результатів нарад.

Можна виділити три рівні групової підтримки прийняття рі­шень.

На

першому рівні

ГСППР здатна запропонувати низку техніч­них функцій, розрахованих на подолання звичайних комунікацій­них бар'єрів, щоб прискорити обмін повідомленнями (орієнтація

521

на повідомлення), наприклад, надати великі екрани для одночас­ного відображення ідей та результатів голосування.

Другий рівень

групової підтримки забезпечує моделювання рішень і містить методи розроблення групових рішень, які наці­лені на зменшення рівня невизначеності й зняття «шумів». Ці си­стеми мають вбудовані засоби пошуку рішень (Solvers). До вдо­сконалень, типових для цього рівня, належить інструментарій ав­томатизованого планування. На цьому рівні застосовуються де­рева рішень, моделі Дельфі, статистичні методи та інші формаль­ні процедури підтримки рішень.

Третій і найвищий рівень

характеризується акцентом на машинно-формовані структури комунікацій, за допомогою яких керують груповим процесом створення рішень.

ГСГТПР мають обслуговувати багато різних груп користувачів і розв'язувати різноманітні види завдань. До таких завдань нале­жать: генерування ідей і дій, вибір альтернатив чи варіантів, про­ведення переговорів для досягнення консенсусу стосовно прийняття певного рішення (що є характерним для групових процесів прийнят­тя рішень на відміну від індивідуальних).

До чисельних засобів ГСППР, націлених на три рівні аналі­зу, три головні типи задач і різні типи підзадач належать: дис­плеї з великими екранами, графічні засоби, мозковий штурм, доступ до даних і можливості відображення, моделі прогнозу­вання, аналіз соціального мислення, аналіз поведінки акціоне­рів тощо.

Типова конфігурація СППР включає системи керування моде­лями та базою даних, інструментальні засоби управління групою, взаємопов'язані й керовані фасілітатором (facilitator). Завдання фасілітатора — координувати використання технології так, щоб увага творців рішень була зосереджена на проблемі, що розгля­дається, а не на використанні технології. Часто об'єднані в ме­режу комп'ютери, за якими працюють члени групи, розміщують в одній кімнаті (іноді вона називається кімнатою рішень) для про­ведення конференції рішень, на якій присутня відповідна група людей з метою розгляду альтернатив і відшукання розв'язку про­блеми. У такій конфігурації інформація може передаватися учас­никам через мережу або за допомогою одного чи більше загальних екранів, на які проектують виведення даних з певного комп'ю­тера. Крім того, учасники можуть використовувати графічні за­соби для створення ескізів і діаграм, які також можна проектува­ти на загальний екран. Урешті, за бажання учасники можуть отримувати тверді копії різних варіантів результатів обговорен-

522

ня так що вони можуть повторно звертатися до них між зустрі­чами. На рис. 11.2 показана типова конфігурація лабораторії (кім­нати) для прийняття рішень, що включає типову кімнату конт­ролю, а також одну або більше кімнат для відпочинку, що є суміжними до цієї кімнати (на рисунку не показані).


Рис. 11.2. Типова конфігурація лабораторії (кімнати) для прийняття рішень із застосуванням ГСППР

Загальний процес створення групового рішення за допомогою ГСППР відбувається за участю спеціального штату підтримки, головною особою якого є людина-фасілітатор, яка сприяє групі сконцентруватися на завданні за допомогою адресування і розв'я-

523

зування технологічних питань. Крім того, є аналітик, який забезпе­чує експертну допомогу в розробленні комп'ютерних моделей. Під час сеансу групового обговорення спеціальний пристрій фіксує хроніку подій шляхом записування важливих локальних і підсум­кових результатів .

Одним із перспективних варіантів організації групової праці є використання учасниками обговорення робочих станцій. Центра­лізовані системи робочих станцій функціонують з багатьма мік-рокомп'ютерами, з'єднаними локальною обчислювальною мере­жею (ЛОМ), та загальними екранами, на які можуть проектува­тися документи. Ці системи уможливлюють розроблення корис­тувачами ідей щодо розв'язків задач на власних робочих станціях. Розглядаючи варіант розв'язання проблеми, користувач може обрати для себе стратегію спільного використання ідей, посилаючи їх електронною поштою кожному учаснику або про­ектуючи на загальний екран. Альтернативно, користувачі можуть вибрати стратегію збереження підготовлених документів на по­тім, з тим, щоб у зручний час їх ґрунтовно проаналізувати й від­кинути гірші результати. Відображення багатьох ідей на одному або більше загальних екранах може привести до значно інтегро-ванішого обговорення теми. Якщо є потреба не ідентифікувати автора певної конкретної ідеї, то думки окремих осіб можуть розповсюджуватися анонімно.

Неодноразово було доведено, що метод робочої станції забез­печує ефективнішу підтримку процесу групової роботи, ніж інші. Тому найвідоміші ГСППР, зокрема, GroupSystem; Vision Quest ; Software-Aided Meeting Management System (SAMM) використо­вують цей підхід. Деякі конфігурації робочих станцій уможлив­люють проведення телеконференцій і застосування віддаленого підходу до прийняття рішень.

У телеконференціях групова підтримка здійснюється подіб­но до конференції рішень, але учасники географічно віддалені один від одного. Крім електронного зв'язку, там є візуальна і звукова комунікації, тому користувачі можуть бачити й чути один одного, неначе вони перебувають в одному приміщенні. Віддалене створення рішень аналогічне методу робочої стан­ції, але за умови, що офісів немає в безпосередній близькості. Нарешті, важливо звернути увагу на те, що організації не обов'язково мусять мати складні ГСППР, вбудовані у власну територіальну мережу. Окремі університети й комерційні фір­ми забезпечують використання територіальних мереж і ГСППР за певну плату.

524

11.3.2. Підтримуючі засоби ГСППР



Підтримка створення рішень



Групові системи підтримки прийняття рішень мають забезпечувати як підтримку прийняття рішень так і підтримку організації цього процесу. Підтримка процесу прийняття рішень починається з можливостей, які вже були розглянуті стосовно всіх систем підтримки прийняття рішень. Тобто ГСППР мусять мати доступ до моделей та інструментальних засобів керування моделями, до даних і інструментальних засобів керування базами даних, до пошти й інструментальних засобів керування нею. Од­нак групи ОПР узагалі створюються для розв'язання певних слабкоструктурованих проблем, часто зі стратегічними або дов­готерміновими наслідками. У такому разі ГСППР мають надава­ти специфічну підтримку для генерування альтернатив і інтер­претації отримуваних результатів.

Генерування альтернатив потребує застосування мозкового штурму з допомогою електронних інструментальних засобів, які забезпечують записування ідей і їх коментування. До того ж, ці інструментальні засоби мають полегшувати консолідацію ідей за рахунок допомоги або членів групи, або людини-фасілітатора для визначення загальних інтересів, загальних рис, і/або зв'язків між ідеями. Зауважимо, що ці засоби відомі також під назвою «засоби аналізу питань» (issue analyzer tools). Урешті, одним із завдань ГСППР має бути полегшення ідентифікації заінтересованих сто­рін, пов'язаних з ними обставин, і ролей, які вони відіграють у процесі прийняття рішення. Генерування альтернатив, їх аналізу­вання і класифікація можуть бути важкими в груповому варіанті дій через те, що кожний із членів групи хоче відразу брати участь у процесі обговорення, та із-за того, що учасники володіють різ­ними способами міркування.

Іншим засобом, яким ГСППР забезпечує підтримку рішень, є так звана «групова пам'ять». Зокрема, вона полягає в можливості електронного записування матеріалів зборів чи зустрічей як в ін­тегрованому, так і в необробленому варіантах. Така можливість дає змогу окремим особам повторно переглядати принципи і альтернативи, щоб зробити відповідні корективи у своєму розу­мінні проблеми.

Деякими компонентами, необхідними для підтримання групо­вої пам'яті, є: доступ до великих масивів інформації, як зовніш­ньої, так і внутрішньої по відношенню до організації, а також

525

стосовно групового процесу; здатність легко добувати інформа­цію, згенеровану груповими взаємодіями, зберігати й інтегрува­ти її; підтримка за допомогою використання як кількісних, так і якісних моделей пошуку рішень і досягнення цілей; здатність підтримувати завантаження і впорядковування альтернатив, які були запропоновані для збереження в пам'яті групи. Ці характе­ристики дають змогу учасникам групи досліджувати доступну для групи інформацію, яка була згенерована групою безпосеред­ньо чи готувалася ззовні і була подана групі.

Учасники напевно повинні мати можливість швидко і легко пе­реглядати види групової діяльності, що могли відбутися за відсут­ності учасника, або у разі його підключення до групової дискусії. Групова пам'ять має надавати можливість учасникам групи пере­глядати результати попередніх зборів, які вони не змогли відвідати. Конфігурація групової пам'яті також має забезпечувати перегляд того, що відбувається, навіть поки тривають збори. Це означає, що особа може залишити конференцію, засвоювати інформацію в її власному темпі, і потім знову приєднатися до обговорення.

Підтримка процесу



Як було показано раніше, одним з основних досягнень, передбачених технологією ГСППР, є підтримка процесу ство­рення і вибору рішень. Багаторічні дослідження продемонструва­ли, що здебільшого використання ГСППР великими групами (від 8 до 22 учасників) приносить відчутну користь, у той час як за умов використання звичайних СППР збільшення групи призво­дить до багатьох негативних проявів групової поведінки. Оскіль­ки ГСППР згладжує негативні аспекти групової поведінки і ро­бить групу ефективнішою в досягненні цілей, то можна висновувати, що групова СППР має суттєвий позитивний вплив на роботу великих груп. Проте це не є підставою для стверджу­вання, що ГСППР не може забезпечити ефективну підтримку ма­лим групам ОПР. Скоріше це означає, що негативні аспекти гру­пової поведінки в малих групах не такі помітні, а тому їх відносний вплив на групову ефективність у разі розв'язання про­блем не є таким відчутним. Проте і для цього випадку ГСППР включає всі характеристики, які сприяють позитивним рисам групового прийняття рішень при одночасному зниженні негатив­ного впливу групової динаміки.

Важливою характеристикою групових систем підтримки при­йняття рішень є те, що ГСППР-технологія допускає велику гнуч-

526

кість у визначенні часу, місця і характеру проведення нарад. Час­то учасники групи не можуть відвідувати всі заплановані зу­стрічі. Цей аспект групових зустрічей є звичним явищем, але в той же час різні особи, що мають свої індивідуальні обов'язки і плани, мусять збиратися разом, щоб працювати над загальними проектами. Оскільки масштаби корпорацій збільшуються, то, ймовірно, необхідна експертиза для розв'язання проблеми чи за­вершення проекту стане неможливою в загальних приміщеннях. Також, якщо менеджери вищих рівнів включаються в обговорен­ня чи створення проекту, то вони, ймовірно, будуть знаходитися далеко від групи, оскільки мають забезпечувати потреби управ­ління у своїх департаментах.

ГСППР можуть нарощувати свої функції, що уможливлює їх використання в різних режимах проведення групової робо­ти. Отже, дискусії й зустрічі з прийняття рішень будуть здійс­нюватися «віртуальними групами». Учасники можуть зустрі­чатися в той самий час і на тому ж місці чи, як зазначалося раніше, вони можуть зустрічатися в той самий час, але в гео­графічно віддалених місцях, з'єднаних засобами проведення телеконференцій. Використовуючи ГСППР, вони можуть «зу­стрітися» на тому ж місці, але в різний час. Нарешті, ГСППР дає змогу групам «зустрічатися» в різний час і в різних місцях. Таке розширення можливостей технології означає, що кіль­кість зустрічей віч-на-віч буде зменшуватися, і тому проведен­ня зборів за допомогою ГСППР не буде заважати виконанню учасниками інших робіт.

І Друга характеристика процесу прийняття рішень, що забез-

печується ГСППР, це анонімність. Зокрема, це дає змогу учас­никам групи висувати ідеї, забезпечувати аналіз чи віддавати свій голос, не відкриваючи свою ідентичність іншим учасникам групи. Анонімність забезпечує демократичніший обмін інфор­мацією, оскільки індивіди можуть оцінювати інформацію за своїм власним розумінням, а не тому, що так здається доцільні­шим з політичного погляду. Якщо автор пропозиції невідомий, то оцінка пропозиції не залежить від його статусу, а визначаєть­ся швидше якістю самої ідеї. Це важливіше тоді, коли група складається з осіб зі значними розбіжностями в статусі. На зу­стрічах, де очікується, що тиск на аудиторію з боку певних учас­ників буде високим, анонімність забезпечує отримання відвер­тіших думок і пропозицій, а, отже, результат обговорення буде вищим. Є також можливість того, що збереження анонімності індивідуальних внесків у загальний процес прийняття рішення

527

нівелює вплив окремих осіб на процес обговорення і дасть змо­гу абстрагуватися, аналізуючи проблему.

Зазвичай, ГСППР має включати засоби для організації' голо­сування і ведення переговорів у разі проведення групових збо­рів. Підтримка голосування може означати надання цифрового і графічного зображення підсумків голосування та ідей. ГСППР може також містити програми для обчислення ваг у багатофакторних проблемах прийняття рішень та метод Дельфі (Delphi) для організації обговорень з метою досягнення кон­сенсусу.

Роль і місце фасілітатора в ГСППР



Іншим організаційним ресурсом, який може бути кори­сним у процесі проведення нарад за допомогою ГСППР, є вико­ристання допомоги фасілітаторів. Фасілітатор — це особа (або особи), яка керує застосуванням ГСППР від початку планування до завершення сеансу створення групового рішення, допомагає групі досягнути бажаних результатів. У разі участі фасілітатора у створенні групового рішення учасники зборів використовують ін­струментальні засоби ГСППР, але сам процес не буде керуватися цими засобами. Фасілітатор мусить бути знавцем стосовно засто­сування технологій ГСППР, щоб забезпечити досягнення групою поставленої мети, а також бути ерудованим з низки суміжних нау­кових дисциплін. В іншому разі група буде зосереджена на тех­нологічних питаннях, що завадить ефективному використанню інструментарію ГСППР за обговорення теми.

Розглянемо докладніше обов'яки й ролі фасілітатора, які він має виконувати у разі проведення сеансу прийняття групового рішення за допомогою ГСППР.

  1. Заохочує колективну відповідальність. Фасілітатор допома­гає групі брати відповідальність за результати зустрічі або недо-сягнуті цілі.

  2. Забезпечує готовність відповідних засобів технології. Фасі­літатор визначає, які комп'ютерні інструменти відповідають розв'язуваному завданню й очікуваному результату, а потім під­бирає потрібні засоби.

З.Прислухається, роз'яснює й інтегрує інформацію. Фасілі­татор прислухається до того, про що говорять у групі, і намага­ється знайти у сказаному суть; роз'яснює цілі, визначає порядок денний, пояснює необхідні для роботи групи терміни та їх ви­значення.

528

  1. Розвиває і задає «правильні» запитання. Фасілітатор думає над тим як виразити і як задати найкращі запитання, які заохо­чували б до обмірковувань і активних дій учасників.

  2. Підтримує групу, зосереджену на результаті / завданні. фасілітатор чітко інформує учасників про поточні групові ре­зультати, роблячи їх явними; підтримує групу, яка зосереджена на результаті й рухається до нього.

  3. Спрощує та полегшує розуміння технології і її результатів. фасілітатор детально характеризує і пояснює технологію ГСППР групі, а також реагує на негативні коментарі та стурбованість учасників, що викликані цією технологією.

  4. Створює і зміцнює відкрите, позитивне середовище для учасників. Фасілітатор заохочує учасників до співпраці, задаючи запитання, активно діючи та використовуючи технологію, щоб із самого початку сеансу залучити всіх учасників до роботи; веде відповідні переговори з домінуючими особами, щоб гарантувати рівноправну участь усім.

  5. Активно регулює взаємовідносини. Фасілітатор демонструє зацікавленість і повагу до людей, чутливість до їх емоцій; розви­ває конструктивні відносини серед учасників; вітається і «розчи­няється» у групі.

9.Подає інформацію групі. Фасілітатор дає чіткі й лаконічні інструкції, використовує зрозумілі і короткі вирази щодо по­дання ідей, за потреби забезпечує групу письмовою інформа­цією.

  1. Демонструє гнучкість. Фасілітатор думає «на ходу»; при­стосовує, виходячи з загальних потреб, порядок денний або гру­пову діяльність на місці; спроможний виконувати більш ніж одну справу одночасно.

  2. Планує процес зустрічі. Фасілітатор наперед планує зустріч; безпосередньо залучає лідера/ініціатора зустрічі до підготовки плану; чітко формулює результати зустрічі; складає порядок ден­ний та передбачає необхідні дії з урахуванням очікуваних ре­зультатів, часових обмежень і характеристик групи.

  3. Конструктивно керує конфліктами і негативними емоція­ми. Фасілітатор допомагає групі «гасити» конфлікти; використо­вує технологічні засоби для виявлення і перевірки колективних конфліктів, для відбору й аналізу думок членів групи з метою до­сягнення згоди у разі виникнення суперечностей.

. Розуміє технологію і її можливості. Фасілітатор знає, як використовувати систему; чітко розуміє інструменти, їх функції і здатності; визначає й долає звичайні технічні труднощі.

529

14.Заохочує та підтримує перспективні шляхи розв'язання проблеми. Фасілітатор заохочує розгляд проблеми з різних по­глядів, використовуючи методи, метафори, історії, приклади з метою налаштування групи на генерування різних рекомендацій.

15. Керує зустріччю. Фасілітатор ефективно використовує по­рядок денний та технологію ГСППР для керування групою; рег­ламентує стадії зустрічі в будь-якій діяльності; визначає ролі учасників і встановлює основні правила проведення сеансу обго­ворення.

Типи технологій групових систем підтримки прийняття рішень



Залежно від завдань і умов групової роботи можна виді­лити шість технологічних варіантів реалізації ГСППР.

  1. Електронна кімната (пульт) управління (Electronnic hoard-room). Відповідає другому рівню групової підтримки. Компонов­ка: кімната конференції; аудіовізуальна техніка, зокрема, контро­льовані комп'ютером аудіовізуальні проекції на екрані. Викорис­товується в ситуації «той самий час/те саме місце» для запам'я­товування і пошуку заздалегідь підготовлених презентацій (по­дань).

  2. Кімнати телеконференцій (Teleconference rooms). Відпові­дає першому рівню групової підтримки. Компоновка: кімнати кон­ференції; комп'ютерно контрольовані аудіовізуальні (audiovisual) передавання повідомлень між кімнатами. Застосовується в ситуації «той самий час/різні місця». В сеансі групової роботи бере участь фасілітатор телеконференцій (facilitator teleconference). Призна­чення — синхронне оброблення цифрових передавань звуку, відео і даних.

  3. Групова мережа (Group network). Відповідає першому рівню групової підтримки. Компоновка: окремі офіси; комп'ютерна ме­режа. Ситуації застосування — «той самий (або різний) час/різні місця», один із учасників виконує роль голови конференції. При­значення: проведення настільної конференцї (в реальному режимі часу або асинхронної), планування зустрічей в реальному режимі часу.

  4. Інформаційний центр (Information Center). Відповідає друго­му рівню групової підтримки. Компоновка: кімната конференції; відеопроектор для великого екрана; комп'ютер(и) з дисплейними терміналами. Використовується в ситуації «той самий час/те саме місце». Має засоби керування базою даних, статистичного аналізу,

530

графіки і опрацювання тексту. Надає можливість моделювати і ви­користовувати спеціальне програмне забезпечення.

  1. Лабораторія співпраці (Collaboration laboratory). Відповідає третьому рівню групової підтримки. Компоновка: кімната конфе­ренції; електронна дошка для заміток (chalkboard) з комп'ютерних робочих станцій. Використовується в ситуації «той самий (або різ­ний) час/те саме місце». Має програмне забезпечення для спільно­го записування (документування)/контурування інформації та можливості структурованої аргументації.

  2. Кімната рішень (Decision room). Відповідає третьому рівню групової підтримки. Компоновка: кімната конференції, відеопро-ектор для великого екрана. Використовується в ситуації «той са­мий (або різний) час/те саме місце». Має інструментальні засоби для мозкової атаки, коментування тем, голосування, моделювання, аналізу рішень.

У більшості з цих технологічних варіантів реалізації ГСППР важлива роль відводиться лабораторіям (кімнатам), де відбува­ються відповідні наради (зустрічі). Для прикладу розглянемо зо­бражену на рис. 11.3. кімнату для відеоконференцій і групових систем підтримки прийняття рішень, започатковану в лабораторії дослідження інформаційних систем у менеджменті університету святого Луїса штату Міссурі США (http://www.edu/divisions/ business/mis/research_lab.html). Ця лабораторія має технологічні засоби, призначені для симуляції (імітації), оцінювання і демон­стрування різних варіантів інформаційних систем.


531

11.4. Групова система підтримки прийняття рішень GroupSystems

11.4.1. Загальне описання GroupSystems

На даний час на ринку програмних продуктів демон­струється більше десяти конкуруючих комерційних програм ГСГТПР для підтримки електронних нарад чи зустрічей, найвідомі-шими серед яких є: SoftAspects, Brainstorm, GroupSystems, Option Finder, Software Assisted Meeting Management (SAMM), TeamFocus, Vision-Quest. Більшість публікацій, що стосуються описання систем електронних зустрічей, основана на дослідженнях ГСГТПР

Group

-

Systems

,

яка створена корпорацією «Ventana» університету штату Арізона або SAMM, розробленої в університеті штату Міннесота. Розглянемо найвідомішу з них — GroupSystems, що випускається двома версіями — для Ms-DOS і для Windows (GroupSystems for Windows). Остання версія використовується частіше (http.7/www.

ventana.com/stenberg.pdf)-

Перші дослідження GroupSystems проводилися на початку 80-х років XX століття в університеті штату Арізона. У кінці 80-х років університет створив компанію «Ventana» (http://www.ventana.com) з метою адаптування технології GroupSystem для приватних і суспіль­них секторів економіки.

Групова система підтримки прийняття рішень GroupSystems має простий для вивчення графічний інтерфейс користувача, а сама система загалом зручна для користування, оскільки її ко­манди аналогічні командам інших додатків Windows. Система базується на трьох основних елементах: кімнаті електронних зу­стрічей (кімнаті для нарад); засобах обслуговування (facilitation) зустрічей; наборі інструментальних засобів для організації про­ведення нарад.

Набір інструментальних засобів (див. рис. 11.4, табл. 11.3) включає інструменти для підтримки будь-якої стадії зустрічі. Фа-сілітатор вибирає відповідні інструменти, які потім автоматично відкриваються на екранах учасників. Інструменти легкі для ви­вчення, тому користувачі освоюють їх протягом ЗО секунд ін­структажу. Крім того, вивчення кожного інструментального за­собу можливе за допомогою інструкцій у вигляді меню або функцій допомоги. У разі проведення зустрічей у режимі той самий час/те саме місце завжди є можливість звернутися до фа-сілітатора за допомогою.

532



Таблиця 11.3

ПОЯСНЕННЯ ДО РИСУНКА

11.4



Назва інструментального засобу

Призначення (виконувані дії)

Agenda (Регламент, по­рядок денний)

являє собою ядро системи, де створюються, роз­поділяються, організуються, оцінюються і аналі­зуються ідеї. Agenda містить інструменти 2—6

Electronic Brainstorming (Електронна мозкова атака)

є нагромаджувачем ідей, який забезпечує швидке створення потоку довільних ідей

Categorizer (Організатор ідей)

надає змогу створювати різноманітні списки і по­міщати ідеї за видами в нагромаджувачі

Vote (Голосування)

вибирає пропозиції щодо пріоритетності ідей і на­дає можливість оцінити суперечливі питання (ва­ріанти рішень) та зробити вибір, використовуючи різноманітні методи голосування

Topic Commenter (Ко­ментатор тем)

проводить дослідження рішень шляхом генерування ідей і призначення їх для наперед визначених тем

Group Outliner (Плану­вальник дій)

дає змогу групам досліджувати суперечливі питан­ня (варіанти рішень) і розвивати плани дій, викори­стовуючи деревовидну чи контурну структуру

533

Закінчення табл. 11.з

Назва інструментального засобу

Призначення (виконувані дії)

People (Люди)

забезпечує інформацією щодо учасників зустрічі або проекту, включаючи схему кімнати або части­ни простору, де розміщуються учасники, їх корот­кі біографічні описи, фотографії

Event Monitor (Моні­тор подій)

підтримує інформування користувачів щодо нових подій у процесах Agenda

Personal Log (Особиста реєстрація)

записує дії користувачів протягом зустрічі чи ви­конання проекту, служить робочим простором для занесення нотаток

Briefcase (Портфель)

містить додатки, такі як калькулятор, календар, годинник і блокнот; користувач має можливість перетягувати (мишкою) сюди свої улюблені про­грами

Opinion Meter (Вимі­рювач поглядів)

використовується для швидкого отримання зага­льних думок членів групи за допомогою одного із трьох методів голосування

Handouts (Роздаткові матеріали)

спрощує розподілення матеріалів (текстових до­кументів, табличних звітів, графічних образів) для розсилання (для того, щоб зробити документи безпосередньо доступними іншим членам групи, слід перетягнути документи з File Manager у вікно Handouts)

Whiteboard (Лекційна дошка)

це груповий розподілюваний простір вільного фо­рмату з додатковою можливістю захоплювати ек­ранні образи

ГСППР GroupSystems використовується в багатьох відомих сві­тових компаніях. У літературі наводяться докази отримання компа­ніями економічних вигід завдяки використанню системи Group-Systems у разі проведення нарад, зокрема, в компанії ШМ витрати на зарплату скоротилися на 55 %, а середня тривалість проведення на­рад (від початку до кінця) зменшилась на 90 %. У корпорації «Marriot Corporation» наради з застосуванням GroupSystems у 9—12 раз ефек­тивніші від звичайних нарад (наприклад, одна така нарада тривала всього одну годину замість дев'яти за традиційної технології), річна економія становить 1 000 000 дол. і 35 000 людино-годин тільки з 10 діючими комп'ютерними терміналами. Навіть в армії США отрима­ли економію в один мільйон доларів завдяки використанню Group-Systems за створення нової армійської системи стеження.

534

7 7.4.2. Інструменти GroupSystems

GroupSystems for Windows має п'ять базових інструмен­тальних засобів в основному комплекті програмного забезпе­чення. Можуть бути додані й інші інструменти, але їх викорис­тання потребує застосування основного комплекту інструментів. Інструменти поділяються на інструменти діяльності й додаткові. Інструменти діяльності використовуються у фактичному проце­сі організації зустрічі, а додаткові підтримують їх. Є також групові й індивідуальні інструменти. Індивідуальні інструменти контро­люються учасниками, а колективні викликаються і закриваються фасілітатором. Способи використання інструментів залежать від фасілітатора і учасників. Як тільки учасники групи починають кваліфікованіше використовувати GroupSystems, то і можливості цієї ГСППР для них збільшуються. Для всіх інструментів харак­терною особливістю є те, що інформація може генеруватися в одному інструменті, а потім бути перенесеною в інші. Дані мо­жуть також експортуватися в інші додатки або імпортуватися з них. Такими сумісними додатками можуть бути, наприклад, Lotus Notes, Word for Windows, GroupSystems V (версія MS-DOS).


Рис. 11.5. Звичайний екран GroupSystems for Windows: інструментальні засоби діяльності

На рис. 11.5 показано екран GroupSystems, де виділені інстру­ментальні засоби діяльності:

Categorizer

— класифікатор (кате-горизатор),

Electronic

Brainstorming

— електронна мозкова ата­ка,

Group

Outliner

— засіб створення групової єрархічної струк­тури,

Topic

Commenter

— коментатор тем (тематичний комента­тор),

Vote

— голосування,

Survey

— огляд,

Alternative

Analysis

■— альтернативний аналіз. Фасілітатор готує порядок денний

535

(Agenda) і вибирає відповідні інструменти з комплекту інструмен­тів (див. рис. 11.6). Доступні інструменти можуть бути знайдені в рамці «тип діяльності». Виконавши це, можна отримати мож­ливість почати сесію прямо з порядку денного.





Додаткові інструментальні ресурси призначені для під­тримки процесу колективної праці. Вони поділяються на групові та індивідуальні ресурси. На рис. 11.7 наведений звичайний екран GroupSystems for Windows. Учасник відкрив Briefcase (Портфель) для отримання доступу до своїх персональних засобів. Додаткові інструменти можуть бути знайдені в головній панелі інструментів (показ цієї панелі вибірковий, необов'язковий). Групові ресурси зо­бражені зліва на панелі, а індивідуальні — праворуч.



536

До групових ресурсів, що контролюються фасілітатором, належать:

Agenda

(порядок денний)

— допомагає фасілітато-ру планувати зустрічі і запускати інструменти;

People

(люди)

.— призначений для відбору осіб, що будуть брати участь у зу­стрічі;

Whiteboard

(лекційна дошка)

— дає змогу членам гру­пи одночасно створювати і розглядати зображення;

Handouts

(роздаткові матеріали)

— служить для розподілення файлів серед членів групи;

Opinion

(думка) застосовується для про­ведення швидкого опитування і узагальнення думок членів групи протягом зустрічі. На рис. 11.8 зображено екран зі включеним

Handouts

,

котрий дає змогу учасникам одночасно проглядати електронну таблицю Excel (що має назву «Budget»), створювати її презентації (за допомогою Budget Presentation), давати нові пропозиції щодо реєстраційних даних (our new logo proposal).



Рис. 11.8. Звичайний екран GroupSystems for Windows: Handouts (роздаткові матеріали)

Індивідуальними є такі ресурси:

Briefcase

(портфель),

Personal

Log

(особиста реєстрація) і

Event

Monitor

(монітор подій). їх можуть відкривати всі учасники на будь-якій стадії зустрічі. «Портфель»

Briefcase

надає доступ учасникам до використання індивідуальних допоміжних інструментів, таких як калькулятор, текстовий редактор, календар тощо. Використовуючи цей засіб, можна також відкривати інструменти, що не входять до стандарт­ного набору GroupSystem, зокрема, електронні таблиці, текстові процесори, електронну пошту, експертні системи та ін. «Особис­та реєстрація» призначена для особистих приміток і коментарів або для реєстрації особистого відкриття інших інструментів GroupSystems. «Монітор подій» допомагає проводити наради в режимі «різний час/різні місця» за допомогою швидкого перегля­ду подій, що відбулися в GroupSystems.

537

11.4.4. Інструменти діяльності (Categorizer)

Класифікатор (categorizer) є першим і одним із основ­них інструментальних засобів GroupSystems. Він надає змогу членам групи, що працюють одночасно, формувати різні списки тверджень (запитань, пропозицій, тем тощо) і давати до них ко­ментарі, використовувати можливості учасників перетягувати (мишкою) елементи і залишати їх на іншому місці з метою ком­понування і копіювання елементів у специфічні групи. Його ти­повими функціями є: систематизація інформації щодо конкурен­тів; складання списку нових технологій, перспективних з погляду інвестування; упорядкування інформації з інших інстру­ментальних засобів GroupSystems.

На рис. 11.9 показано екран з демонстрацією дій цього засобу для умовного об'єкта (ресторану). Списки тверджень, що надходять асинхронно, подаються в ділянці ідей. Коментарі до тверджень мож­на відкривати натисненням на самому твердженні. Загальна кіль­кість коментарів до тверджень і нових коментарів позначена числом у лівій колонці, причому перша цифра означає загальну кількість коментарів до теми, друга — загальну кількість непрочитаних ко­ментарів. Учасники можуть коментувати попередні твердження і проглядати коментарі інших. Різні види ідей позначені бакетами (buckets) (справа на екрані у вигляді відерець). Число на бакетах означає кількість ідей кожного виду. Учасники можуть вибирати вид ідей за допомогою подвійного натиснення на бакеті. Вид ідей, який аналізує учасник, позначений бакетом з наконечником.








Electronic Brainstorming



Електронна мозкова атака (Electronic Brainstorming) — це інструментальний засіб генерування ідей, який надає змогу учасни­кам спільно, одночасно і анонімно висувати й використовувати ідеї щодо специфічного запиту, який адресований групі. Коментарі кож­ного учасника розповсюджуються між формулярами обговорення. Коментарі, які містять специфічні ключові слова (keywords), авто­матично будуть розміщені у відповідних видах дискрипторів (клю­чових слів). Електронна мозкова атака уможливлює ефективне розв'язання принципових корпоративних питань, зокрема, вивчення того, як можна збільшити частку ринку, обговорення питань про найважливіший продукт чи послугу тощо.

На рис. 11.10. наведені два вікна, що використовуються в разі електронної мозкової атаки: звичайне та вікно та з коментарем учас­ника. Вікно для коментарів учасників електронної мозкової атаки дає їм змогу вводити свої коментарі, що стосуються запиту, який адресований групі. Учасник вводить свої коментарі в нижній час­тині вікна, а переглядає групові відповіді у верхній.




Рис. 11.10. Екрани електронної мозкової атаки (Electronic

Brainstorming) GroupSystems for Windows:

a — звичайний екран; b — вікно з коментарем учасника

Засіб створення групової єрархічної структури (Group Outliner)



Цей засіб використовується для генерування і/або упоряд­кування ідей щодо проблеми, яка обговорюється, у вигляді дерево­видної єрархічної структури. Інформація може бути скопійована з попередніх сесій або може використовуватися та, яка була введена

539

протягом зустрічі. Учасники вводять коментарі за допомогою по­двійного клацання на будь-якому переході (гілці) контура. Візуаль-ність поліпшується завдяки можливості розділяти і об'єднувати гіл­ки, розгортати і згортати їх залежно від потреби у рівні деталізації. Group Outliner підходить також для створення бізнес-планів компа­ній, накреслення контурів пропозицій стосовно дотацій (грантів), організації торгівлі компанії, визначення послідовності дій тощо. Є можливість автоматично добавляти номер «розділу» для кожної те­ми. Звіт Group Outliner дуже структурований і зручний для перегля­ду навіть тими людьми, що не брали участі в сесії.


рою деревовидну схему проблеми підвищення прибутковості умов­ного ресторану. Стрілками показані можливості розтягування (або зменшення) гілки для кращого перегляду. Розташування статей (на­прямів поліпшення стану) можна легко змінювати і перетягувати в будь-яке місце.

Згідно з маркетинговими дослідженнями думок покупців клю­човими критеріями якості були названі: їжа, сервіс, обстано­вка та ціна. Ці показники включені в Group Outliner, як гілки першого рівня. Протягом зустрічі учасники обговорювали різні компоненти кожного зі складників якості. Якість їжі визначаєть­ся ЇЇ виглядом, смаком та запахом. Ці підкритерії вмить вносили­ся в структуру і показувалися учасникам на загальному екрані. Один з учасників запропонував, що, можливо, краще було б скон­центруватися на бізнесменах і бізнес-ланчах. Ця ідея була при­йнята, і учасники почали думати, у який спосіб вони могли б за­довольняти потреби бізнесменів. Пропонувалися телефони, те­лефакси і багато інших засобів. Кожна ідея відразу ж відобража­лася на загальному екрані. Коментарі до певних тем висвічу­валися нижче їх назв. Це давало змогу простіше концентруватися на певній темі і водночас бачити весь контекст. Візуалізація та­кож сприяє розвитку творчого процесу.

Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
Лекция
© 8712.ru
Образовательные документы для студентов.